Ka raste të shpeshta kur, me kërkesë të organizatave të palëve të treta, punonjësve aktualë ose të mëparshëm të ndërmarrjes dhe qytetarëve të tjerë, është e nevojshme të hartohet një ekstrakt nga dokumenti kryesor i destinuar për përdorim të brendshëm dhe që përmban informacione të një natyre konfidenciale. Ka kërkesa të veçanta për përgatitjen e dokumenteve të tilla.
Udhëzimet
Hapi 1
Merrni origjinalin e dokumentit origjinal dhe zgjidhni fragmentet që do të kopjohen dhe transferohen në deklaratë. Citimi i saktë është kërkesa kryesore për hartimin e një ekstrakti. Nuk ka ndonjë formë specifike për dokumente të tilla, këtu ndiqni rregullat e përgjithshme të punës në zyrë që rregullojnë ekzekutimin e dokumentacionit të biznesit. Shumë më e rëndësishme është përmbajtja e ekstraktit, e cila duhet të përbëhet nga blloqe informacioni të detyrueshëm.
Hapi 2
Për të filluar, vendosni emrin e dokumentit në qendër të sipërme të fletës shkurtimisht tema, thelbi i dokumentit. Më pas, zgjidhni dhe kopjoni pjesën e dokumentit kryesor, i cili përmban detajet fillestare (emri i kompanisë, data dhe vendi i ngjarjes, numri i pjesëmarrësve, etj.) Plotësoni ekstraktet duke vendosur një fragment teksti në lidhje me pyetjen e drejtpërdrejtë (një pikë nga rendi i ditës së mbledhjes, etj.), duke treguar numrin e saj rendor sipas deri te parashikimi në dokumentin origjinal.
Hapi 3
Tani gjeni dhe kopjoni një pjesë të tekstit që përshkruan rrjedhën e diskutimit të kësaj çështjeje (nëse ka) dhe vendimin e marrë për të. Vendosni kuotën në thënie, duke mos harruar të përfshini numërimin nga dokumenti kryesor atje. Vendosni këtu emrat, inicialet dhe pozicionet e personave përgjegjës që nënshkruan origjinalin.
Hapi 4
Verifikoni ekstraktin e përfunduar nga personat e autorizuar për të kryer veprime të tilla. Më shpesh është sekretari i organizatës ose oficeri i personelit. Këtu ekstrakti do të kontrollohet kundrejt dokumentit origjinal për përputhjen e saktë. Si përfundim, deklarata duhet të përmbajë fjalën "E vërtetë", duhet të shkruhet nënshkrimi (me dekodimin në kllapa) të personit përgjegjës, të tregohet pozicioni i tij, data dhe koha e vërtetimit të dokumentit.
